Cos e’ il verbale di assemblea?
Il verbale dell’assemblea fornisce la prova della volontà dell’assemblea di condominio.
Il verbale è redatto dal segretario dell’assemblea, il quale ha il compito di scrivere il documento sotto dettatura del presidente dell’organo collegiale.
Le due figure sono scelte tra i partecipanti alla assemblea del condominio all’inizio di essa.
Il presidente dell’assemblea si accerta della correttezza della procedura con la quale sono stati convocati gli aventi diritto, che possono essere condòmini o delegati, e verifica i “quorum” di costituzione in prima e seconda convocazione. In un secondo momento si accerta della regolarità delle presenze e delle deleghe facendo attenzione al fatto che alla riunione partecipi solo chi ne ha diritto.
Egli ha il compito di aprire e chiudere le discussioni sui singoli punti all’O.d.G.e può imporre un limite alla durata degli interventi.
dirige le operazioni di voto sulle proposte di delibera e a fine riunione dichiarerà chiusa l’assemblea.
Il verbale deve informare riguardo:
- la corretta convocazione dell’assemblea condominiale, la sua costituzione e segnalare un eventuale allontanamento o sopraggiungere di un condomino).
- Per ogni delibera deve essere indicato il nome del condomino e dei millesimi individuali dei votanti a favore, contro e degli astenuti, i quali sono considerati al pari dei dissenzienti;
- quanto detto in assemblea dai condomini che hanno richiesto che il proprio intervento fosse verbalizzato;
- tutti i documenti che possano essere ritenuti utili per la vita condominiale.
Il verbale non è annullabile quando sono elencati con nome e cognome i partecipanti all’assemblea e i relativi millesimi e allo stesso tempo si è data indicazione dei condomini, che si sono astenuti o hanno votato contro, e del valore totale delle quote condominiali di ciascuno di essi.
Nel caso in cui una delibera assembleare riguarda un argomento che provoca un forte contrasto nel condominio è fondamentale che nella redazione del verbale si abbia cura di verificare che la delibera adottata, ha tutti gli elementi per evitare l’impugnazione.
A seguito di una prassi consolidata l’assemblea condominiale in prima convocazione viene fissata ad orari impossibili (ad esempio di notte o all’alba) in modo che essa vada deserta. Questo si spiega con il fatto che la legge consente, in seconda convocazione, quorum più facili da raggiungere e si possono prendere decisioni con maggioranze più basse.
La riforma del condominio ha imposto all’amministratore di redigere il verbale delle “riunioni” dell’assemblea; di conseguenza, ai fini della validità della costituzione e delle votazioni dell’assemblea in seconda convocazione è sufficiente che nel verbale di questa si dia atto che in prima convocazione l’assemblea non ha potuto deliberare per mancanza del numero legale.
Il condominio impone all’amministratore un compito delicato perché deve cercare di ottenere il giusto equilibrio tra e il diritto alla riservatezza di ciascuno.
Ciascun condomino, oltre alle informazioni che lo riguardano, può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini al momento del rendiconto annuale e facendone richiesta all’amministratore. Il diritto alla trasparenza non significa, però, che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale.
La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga espressamente l’amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condomini morosi.
L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute dai condòmini o da terzi e quelle a erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso. Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.
L’assemblea può richiedere all’amministratore l’attivazione di un sito Internet condominiale e l’amministratore dovrà pubblicare online solo i documenti adottati dall’apposita delibera assembleare. Solo chi ha diritto può consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali. Di conseguenza devono essere previste procedure che consentano l’accesso sicuro a tali documenti digitali.
In condominio possono essere utilizzate le informazioni personali pertinenti solo se funzionale alla gestione e amministrazione delle parti comuni. Se si dovessero utilizzare dati di soggetti estranei al condominio è necessario informarli sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.
Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. Ad esempio nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche”. In questi casi devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.
L’amministratore deve prendere tutti i provvedimenti per evitare illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, predisponendo adeguate misure di sicurezza à protezione dei dati. L’amministratore deve comunicare ai condòmini, i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale, le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condomìnio o nei luoghi di maggior transito.
Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini.